mata kuliah pengembangan koleksi (resume)

Z3n BIDINZ
PEMALANG 16 – 04 – 1989
ILMU PERPUSTAKAAN DAN SISTEM INFORMASI


BAB I
MENGELOLA SUMBER INFORMASI DALAM KONTEKS KEBUTHAN PEMAKAI

1. Maksud dan tujuan pembinaan pengembangan koleksi
Koleksi yang baik adalah
- efektif - dinamis - actual

Pengelolaan yaitu kegiatan mengidentifikasi seluruh aspek dari kepustakawanan yang langsung terkait dengan pengembangan dan pembinaan koleksi perpustakaan.
- penyeleksian - pengorganisasian
- pemerolehan - pemeliharaan

Fragmentasi adalah pemecahan atau pemisahan bidang tugas pekerjaan dan tanggung jawab yang terdiri dari pelayanan teknis dan pemakai.

2. Koleksi dan pemakai
• Koleksi ada untuk melayanai kebutuhan pemakai
• Koleksi yang komperhensif
• Setiap koleksi ada relevansinya secara keseluruhan dan memiliki keunikan karakteristik tersendiri. Yaitu misal sebuah Novel tentunya ada unsur gaya bahasa, istilah-istilah, dan susunan kata sesuai dengan EYD.
• Koleksi bersifat dinamis baik aspek fisik ataupun Non-fisik.
• Perpustakaan adalah arena atau seustu tempat dimana pemakai berhadapan dengan begitu banayak koleksi

3. Prinsip-prinsip umum pengembangan koleksi
• Pengembangan koleksi harus disesuaikan dengan visi dan misi organisasi induk dari perpustakaan
• Pengembangan dan pembinaan koleksi haruslah sejalan dengan kebutuhan dari komunitas perpustakaan. Jika perpustakaan di daerah nalayan harus mendukung mereka misal bagaimana membudidayakan ikan.
• Pengembangan dan pembinaan koleksi harus memperhitungkan dan peka terhadap berbagai perubahan atau perkembangan lingkungan strategis dari komunitas perpustakaan. Harus mengikuti perkembangan IPTEK.

4. Dasar-dasar pembinaan dan pengembangan koleksi
• Kerelevanan, sesuai dengan komunitas jika perpustakaan untuk program S1, S2, S3 harus disesuaikan.
• Berorientasi kepada kebutuhan pemakai
• Kelengkapan, komperhensif
• Kemutakhiran, aktual
• Kerjasama, antar pustakawan dengan tenaga pengajar, dll jadi ada simbiosis mutualisme.

5. Aspek-aspek utama dalam peroses pembinaan dan pengembangan koleksi
Aspek yang langsung terkait:
• Seleksi
• Pengadaan
• Penyiangan
• Evaluasi
Aspek yang tidak secara langsung terkait:
• Komunitas pemakai
• Penerbit dan pengarang bahan pustaka. Dengan memberikan katalog terbaru.
• Perpustakaan lainya. Bisa mengadakan inter library loan.
• Kebijakan pemerintah
• Pelarangan terhadap beberapa laporan rahasia pemerintah.
• Kebijakan tentang perposan dan bea cukai
• Sistem pendidikan nasional
• Kondisi ekonomi begitu juga dukungan financial dan sistem kebijakan fiskal.

6. Rangkaian kegiatan dalam program pembinaan dan pengembangan koleksi
• Menentukan kebijakan umum pengembangan koleksi berdasarkan identifikasi kebutuhan pemakai.
• Menentukan kewenangan, tugas dan tanggung jawab semua staf yang terlibat dalam pengembangan koleksi.
• Mengidentifikasi kenbutuhan informasi dari civitas akademika, dapat dilakukan dengan cara:
o Memperlajari kurikulum setiap fakultas
o Mengadakan pertemuan dengan unit tersebut
o Menyediakan formulir usulan pengadaan buku
o Mensurvai pengguna untuk mengetahui keberhasilan perpustakaan dalam melayani pengguna
• Memilih pengadaan bahan pustaka lewat pemnbelian, tukar-menukar, hadiah, dll.
• Merawat bahan pustaka
• Menyiangi koleksi
• Mengevaluasi koleksi.

BAB II
PROSES PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN KOLEKSI

1. SELEKSI
Ada 2 keputusan yang dibuat:
• Keputusan Makro, yaitu menentukan jumlah literature yang akan diadakan. Missal: buku-buku tentang Kedokteran.
• Keputusan Mikro, yaitu lebih spesifik dari kedokteran itu sendiri. Missal: Pembedahan.

Prinsip-prinsip seleksi:
a. Permintaan, yaitu biasanya dating dari para pemakai perpustakaan yang masuk kepada bagian pengadaan. Perlu dicek ulang apakan koleksi yang diminta sudajh ada pada koleksi atau belum.
b. Mutu, yaitu bahan pustaka harus memenuhi standar kualitas (isi, pembahasan dan format).
c. Sesuai dengan kebutuhan pemakai, yaitu pihak perpustakaan harus mengadakan analisa pemakai untuk mengetahui benar para pemakai potensialnya.
d. Harus sesuai dengan kebijkan tertulis, yaitu hal ini untuk menghindari selera individual, belum tentu selera individual mewakili semua kebutuhan pemakai.

Penanggung jawab dalam penyeleksian:
a. Bibliographer (pustakawan/specialis subyek), yakni apakah di full time sebagai bibliographer ataukah orang yang ahli dalam bidang tertentu.
b. Staf pengajar, yakni para dosen yang mengajar bidang ilmu yang berbeda.
c. Mahasiswa, yakni biasanya dengan menulis dan dimasukan kedalam kotak saran yang telah didistribusikan oleh pihak perpustakaan.


Criteria bagi penyeleksian:
a. Otoritas pencipta, yakni harus mempunyai kompetensi, kualifikasi dan reputasi yang baik dalam setiap karyanya. Otoritas pencipta mencakup pengarang, penerbit dan produser (AV).
b. Cakupan, yakni berkaitan dengan luas pembahasan. Hal ini membutuhkan analisa lebih dari pustakawan dengan membandingkan dengan buku lain.
c. Perlakuan dan tingkatan, yakni untuk siapa dan untuk tingkatan apa karya tersebut lebih bermanfaat.
d. Susunan, yakni bagaimana sistematika pembahasan apakah pengorganisasianya bagus.
e. Format, yakni harus tahan lama dan mempertimbangkan segi estetika pada bhan monograf. Dan pada AV diperhitungkan mutu suara dan gambar.

Alat untuk penyeleksian:
- Silabus mata kuliah - Daftar perolehan buku
- Catalog penerbit - Resensi buku
- Bibliografi - Iklan dan selebaran
- Books in print - Penelusuran on-line

Prosedur penyeleksian bahan pustaka:
Untuk mengajukan usulan kepada perpustakaan yaitu dengan cara berikut:
a. Mengisi formulir yang telah disediakan oleh perpustakaan untuk memuat keterangan buku.
b. Menandai catalog penerbit.
Setelah menjadi daftar usulan pembelian kemudian harus dilakukan langkah-langkah:
a. Memeriksa dan melengkapi data bibliografi yang diusulkan
b. Mencocokan usul dengan database/catalog perpustakaan.
c. Menerima/menolak usulan.

2. PENGADAAN
Langkah awal kita perlu mengadakan evaluasi sebelum dilakukan pemesanan hal ini perlu dilakukan barangkali ada daftar belanja yang bisa didapatkan dengan gratis.
Ada 4 sumber pengadaan bahan pustaka:
a. Melalui pembelian dan pelangganan (koran)
b. Hadiah
 Meminta hadiah, memerlukan:
- menyusun daftar pustaka yang diperlukan
- mengirim surat permohonan hadiah
- setelah bahan pustaka datang lakukan pemeriksaan/mencocokan daftar kiriman dengan surat pengantar.
- mengirim kembali surat pengantar disertai ucapan terima kasih.
 Menerima hadiah, diperlukan:
- meneliti hadiah dan mencocokan dengan surat pengantar.
- memilih hadiah yang dibutuhkan
- menyisihkan hadiah yang tidak diperlukan.
c. Pertukaran, diperlukan:
- mendaftar bahan pustaka yang akan dipertukarkan.
- mengirimkan daftar penawaran beserta biaya pengiriman.
- menerima kembali daftar penawaran yang sudah dipilih pemesan.
- mencatat lamat pemesan.
- menyampaikan bahan pustaka kepada pemesan.
d. Karya deposit
Institusional repository adalah lembaga khusus yang bertugas menghimpun karya yang berkaitan dengan lembaga/organisasi induk.
- Skripsi, tesis dan disertasi
- Makalah seminar, symposium, konfrensi, dll.
- Laporan penelitian dan pengabdian pada masyarakat
- Pidato pengukuhan
- Artikel yang dipublikaskan di massmedia

Ada 2 sistem pengadaan:
a. Pengadaan secara langsung, yakni pengadaan tanpa melalui vendor/rekanan. Perpustakaan harus banyak melakukan aktifitas kebarbagai penerbit local/luar negeri.
b. Pengadaan melalui perantara, yakni penyedian seluruh bahan pustaka yang akan diadakan dikoordinir oleh vendor/agen. Hal ini dilakukan untuk mengurangi aktifitas/kesibukan pihak perpustakaan.

3. PENYIANGAN
Penyiangan adalah proses mengeluarkan bahan pustaka dari rak buku dan memperhitungkan kembali nilainya dari segi kebutuhan. Hal ini dilakukan karena mungkin bahan pustaka itu sudah usang baik fisik (terkoyak) atupun isi (out-of-date). Catalog yang mewakili bahan yang disiangi perlu juga dicabut dari rak catalog/OPAC.
Ukuran yang digunakan dalam bebrapa kalkulasi yang menuntut asumsi dasar adalah:
a. Frekuwensi penggyunaan buku tertentu adalah ukuran nilainya
b. Penggubnaan buku merupakan indkator valid dari masa yang sebelumnya akan datang.
c. Seringnya masuk sirkulasi adalah petunjuk dari keaktualan dan keefektifan bahan tertentu.
d. Efek dari pencarian sembarang setidaknya dijadikan satu perhitungan.

Alasan dilakukanya penyiangan:
a. Bahan yang out-of-date
b. Mengalami penyusutan atau kerusakan
c. Bahan pustaka yang terlalu banyak jumlahnya
d. Kebutuhan pemakai telah berubah
e. Visi dan misi institusi berubah sehingga koleksi perpustakaan juga perlu berubah
f. Biaya gudang
g. Banyak diperoleh dijalanan

4. EVALUASI
3 alasan terhadap pengevaluasian koleksi:
a. Profesional, yakni pustakawan adalah pekerjaan yang menuntut keprofeisonalan
b. Ekonomis, yakni kefektifan dari koleksi dan jangan membeli tanpa alasan kuat.
c. Administrasi, yakni terdapat fakta/dokumen sebagai bukti pengevaluasian

Dasar kepentingan pengevaluasian koleksi terdiri dari sejumlah tujuan:
a. Menelusuri untuk lebih akurat
b. Untuk mempersiapkan suatu panduan dan dasar bagi pengembangan koleksi
c. Membantu mempersiapkan kebijakan pengembangan koleksi
d. Mengatur keefektifan dari kebijakan pengembangan koleksi
e. Untuk meralat dan meningkatkan bahan pustaka
f. Memfokuskan SDM dan SDF ke area yang paling dibutuhkan/agar tidak boros
g. Membantu menjastifikasi/penilaian peningkatan anggran buku
h. Untuk memperlihatakan kepada administrator bukti sesuatu yang perlu dana yang berlebih

Langkah-langkah yang perlu diambil untuk keperluan pengevaluasian koleksi:
a. Membuat dan menetapkan maksud dan tujuan
b. Lakukan review terhadap peneitian sebelumnya, untuk dijadikan rujukan.
c. Seleksi data yang harus dikumpulkan dan metodologinya.
d. Seleksi sample populasi
e. Menganalisa data dan meode penganalisaan data
f. Fasilitas tiruan, untuk latihan penelitian.